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Offboarding - PowerUp fürs Onboarding

Wie Wissenstransfer beim Mitarbeiterwechsel Geld spart und den Einstieg neuer Kollegen verbessert.

Onboarding professionalisieren

Offboarding first: Wissen sichern und neue Stärken schaffen

Professionelle On-Boarding-, oder zu Deutsch Einarbeitungskonzepte können große interne Leistungsreserven anzapfen. In Zeiten geringer Ressourcen und Fachkräftemangel ist es umso wichtiger, so wenig wie möglich Energie zu verschwenden. In diesem Artikel wird erläutert, wie ein gezieltes Off-Boarding bei folgenden Aufgaben helfen kann:

  • Wissen im Unternehmen halten.
  • Den Einstieg neuer Mitarbeiter erheblich beschleunigen.
  • Für eine noch bessere Identifikation des neuen Mitarbeiters mit dem Unternehmen vom ersten Tag an sorgen.
  • Einarbeitenden Kollegen erlauben ihre Arbeit im Tagesgeschäft besser zu erledigen.

Gute Einarbeitungskonzepte helfen gegen den Fachkräftemangel

Professionelles Onboarding spart bis zu 70% der üblichen Personalwechselkosten

In den letzten Jahren sind On-Boardingkonzepte allmählich zur Mode geworden. Doch leider beschränkt sich die Einarbeitung häufig auf administrative Aspekte wie das Einrichten des Arbeitesplatzes, des EDV Zugangs oder der Übergabe von Handbüchern. Doch gerade auf inhaltlicher Ebene bieten stellenspezifische Übergabeprozesse enorme Möglichkeiten. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter der mittleren Führungsebene geht in Rente und wird das Unternehmen verlassen. Günstige Prognosen gehen davon aus, dass der neue Mitarbeiter 6 Monate braucht um arbeitsfähig zu sein. Bis dahin zahlt das Unternehmen den Lohn also quasi als Investition. Bei einem monatlichen Einkommen von 6.000 Euro Brutto ergibt das inklusive der Arbeitgeberkosten also eine Summe von 43.200 Euro. Nach unseren Erfahrungen lässt sich diese Zeit gut um 70% reduzieren. Für das Unternehmen bietet also der Stellenwechsel ein Einsparpotential von gut 30.000 Euro. Wie das genau funktioniert wird im Folgenden genauer ausgeführt.

Vor dem On-Boarding kommt ein Off-Boarding

On-Boarding setzt in der Regel am ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters an. Doch zu diesem Zeitpunkt ist schon ein großer Teil des Potentials verloren, denn der Experte für die Stelle, der alte Inhaber, hat das Unternehmen bereits verlassen. Doch gerade diese Person könnte dem neuen Kollegen unheimlich viel mit auf dem Weg geben, um sich sehr schnell in der neuen Aufgabe zurecht zu finden. Das kann von Ansprechpartnern bei Problemen, über Kontakte zu Kunden bis hin zu den eigentlichen Bearbeitungsprozessen typischer Aufgaben reichen. Daher ist der erste Schritt eines erfolgreichen On-Boarding ein gutes Off-Boarding.

Off-Boarding: Ermitteln des Wissens eines Stelleninhabers

Für das Off-Boarding wird eine Anlayse der Tätigkeit des alten Mitarbeiters durchgeführt. Durch ein Aufgabentagebuch, in dem die Tätigkeiten über einen längeren Zeitraum protokolliert wird (zum Beispiel über 4 Wochen) und einem darauf aufbauenden diagnostischen Interviews wird eine reale Stellenberschreibung erstellt. Wenn man jemanden fragt, aus welchen Aufgaben seine Stelle besteht, werden immer die großen und scheinbar wichtigen genannt. Kleinere und auf den ersten Blick unbedeutende fallen erst einmal unter den Tisch, obwohl es manchmal gerade die sind, die von unschätzbarem Wert für das Unternehmen sind. Durch das Tagebuch werden genau diese Tätigkeiten aufgedeckt.

Mitarbeiterwechsel mit Offboarding Prozess

Offboarding und Onboarding bei Mitarbeitwechsel und Einarbeitungsphasen
Einarbeitungsprozess - Wissensanalyse - Workflow

Prioritäten setzen

Das daraus entstehende Aufgabenprofil wird nun mit Hilfe der Vorgesetzten bewertet: Welche Aufgabenstellungen sollen auch zukünftig zentrale Tätigkeiten darstellen? Es ist unmöglich das gesamte Wissen eines Stelleninhabers zu sichern. Daher müssen Entscheidungen getroffen werden, auf welches Wissen sich konzentriert werden soll. Die zentralen Tätigkeiten werden dann einer feinanylse unterzogen: Mit Hilfe von Fallanalysen werden die einzelnen Teilhandlungen möglichst genau rekonstruiert und als Prozesse moduliert. Dabei können verschiedene Formen der Visualisierung sinnvolll sein: Einfach Tätigkeiten lassen sich gut als „Schaltpläne“ darstellen. Doch je komplexer und variabler Prozesse sind, können zweidimensionale Prozesspläne schnell an ihre Grenzen stoßen. Hier kann dann mit „Möbelaufbauplänen“, Podcasts oder Videomanuals gearbeitet werden:

Zur Verfügung stellen ist keine Vermittlung

Die entstandenen Informationen werden nun gesammelt und dem neuen Mitarbeiter in strukturierter Form übergeben. Dabei ist aber wichtig, dass es nicht ausreicht, zu hoffen, dass der Kollege selbst herausfindet wie die Informationen zu nutzen sind. Wer ein Wörterbuch bekommt, kann deshalb noch lange nicht die Sprache sprechen. Vielmehr braucht es Übungen und eine Struktur, in der sich die Person das Wissen langsam aufbauen kann. Im Onboarding geschieht das durch eine Sammlung von Beispielfällen, an denen der neue Kollege die Prozesse nachvollziehen und ausprobieren kann.

On-Boarding spart nicht nur Geld

Dabei ist die schnellere Einsatzfähigkeit des neuen Mitarbeiters bei Weitem nicht der einzige Vorteil. Generell wird der Teamgedanke eines Unternehmens deutlich gefestigt. Die Prozesse der Arbeitsstelle werden transparent und können so optimiert werden. Darüber hinaus werden die Voraussetzungen geschaffen, um das Wissen der Mitarbeiter auch anderen Kollegen zur Verfügung stellen zu können.

Identifikation schaffen

Der Einstieg in ein neues Umfeld ist für jeden Menschen eine Herausforderung. Man muss herausfinden, "wie der Hase läuft" und möchte sich schnell wohl fühlen. Durch ein professionelles Onboarding mit integriertem, ganzheitlichen Wissensmanagement erfährt der neue Kollege von Anfang an Unterstützung. So findet er sich schnell zurecht und die unangenehme Anfangszeit wird auf ein Minimum reduziert.

Gegenseitige Unterstützung fördert die Unternehmenskultur

Doch auch für die Kollegen haben Onboarding-Prozesse Vorteile. Zum einen müssen sie sich weniger um die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters kümmern. Zum anderen stärkt der Fokus der gemeinsamen Verantwortung  den Teamzusammenhalt

Bessere Stellenbeschreibungen reduzieren Recruitingkosten

3D Druckshop Stellenprofilbeschreibung für Hochexpertise Mitarbeiter
Stellenbeschreibung Mindmap

Ein weiterer Nebeneffekt von potenziell enormer Bedeutung: Durch das Offboarding und die daraus entstandene reale Stellenbeschreibung wird eine Grundlage für effektiveres Recruiting geschaffen. Die Qualität von Stellenbeschreibungen und Stellenanzeigen hat unmittelbaren Einfluss auf die Qualität und Quantität der Bewerber. Damit beeinflusst sie direkt auch auf den Zeitbedarf zum Finden eines geeigneten Bewerbers und die Recruitingkosten eines Unternehmens. 

Es lohnt sich also in gute Übergabeprozesse zu investieren.

All denjenigen Lesern, die derzeit auf der Suche nach einer neuen Beschäftigung sind empfehlen wir systematisch und proaktiv zu suchen

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