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Neuer Schlüsselmitarbeiter

Wissenstransfer bei Einarbeitungsprozessen

Der Wechsel von Mitarbeitern im Unternehmen ist immer ein Risiko für ein Unternehmen. Wenn der alte erfolgreiche Mitarbeiter das Unternehmen verlässt geht mit ihm auch viel Wissen. Welches das ist, fällt in der Regel erst auf, wenn der Betriebsablauf zu stocken beginnt. Wir stellen effektive Methoden zur Verfügung, um das Wissen des alten Mitarbeiters zu sichern und es mit dem Wissen des Neuen zu verbinden.

Was dir unsere Einarbeitung+ nutzt

  • Mindestens 70% kürzere Einarbeitungszeit für Neumitarbeiter
  • Starke Entlastung der Kollegen und Führungskräfte
  • Keine abgebrochene Probezeit wegen gescheiterter Einarbeitung mehr

Wir sind von unserem Produkt so überzeugt, dass wir dir die Wirksamkeit garantieren.

Warum die Einarbeitungen in Unternehmen ungenügend sind

Führungskraft ist auf sich allein gestellt

Einarbeitungen werden in den meisten Unternehmen heute in einer Art Mentorenmodell durchgeführt - teilweise gibt es nicht einmal einen solchen Ansprechpartner. Erfahrene Mitarbeiter müssen sich eigenständig neben ihren eigentlichen Aufgaben überlegen, wie sie den Neuen auf Kurs bekommen. 

Einarbeitung denkt nur an die neue Person

Die Einarbeitung beginnt größten Teils erst, wenn ein neuer Mitarbeiter da ist. Doch gerade der bisherige Stelleninhaber hat häufig viel zu sagen. Er hat die Arbeit über Jahre erfolgreich gemacht. Das Wissen des Alten geht weitestgehend verloren, weil er nicht systematisch in die Einarbeitung einbezogen wird. 

Onboarding ist nicht einarbeiten

Onboarding-Konzepte haben Hochkonjunktur. Viele Anbieter erklären, wie sie einen neuen Mitarbeiter schnell ins Team integrieren. Nur leider hat niemand eine systematische Lösung, wie man eine neue Person auch schnell in die Lage versetzt, eigenständig ihre Aufgaben zu erledigen. Eine Integration neuer Mitarbeiter ist zwar löblich, löst aber das eigentliche Problem der Einarbeitung nicht.

Sysiphos lässt grüßen

Ähnlich wie der Held in der griechischen Mythologie müssen neue Mitarbeiter immer wieder von vorne Anfangen. Statt auf den Erfahrungen des Unternehmens aufzubauen, müssen sie sich für ihre Probleme immer wieder neue Lösungen überlegen. Dazu werden sie, durch unvollständige Aufgabenlisten erst mit der Aufgabe konfrontiert, wenn sie das erstmal auftritt.

Wie wir Einarbeitung organisieren

Das Wissen des alten Mitarbeiter sichern

Was macht wichtige Mitarbeiter so besonders? Irgendwas müssen sie anders machen oder wissen als Andere. Aber was? Genau das finden wir heraus. Wir führen diagnostische Interviews mit deinem Mitarbeiter und bringen an die Oberfläche, was die Person braucht, um so erfolgreich zu sein. Wir suchen nach Handlungsweisen (z.B. wie schafft der Mitarbeiter es immer wieder auftretende Probleme gleich zu lösen) und Informationen (Zugangsdaten, Ansprechpartner).

Wer seine Aufgaben kennt, kann sich proaktiv selbst einarbeiten

Gemeinsam mit dem Vorgänger und den Kollegen stellen wir alle Aufgaben zusammen, die der Stelleninhaber erledigen muss. So kann sich der neue Mitarbeiter ab dem ersten Tag proaktiv einarbeiten, weil er genau weiß, welche Tätigkeiten er können muss. 

Vorhandene erfolgreiche Problemlösungen nutzen

Wir wollen Sysiphos die Arbeit abnehmen: Wir erstellen mit den Personen im Unternehmen, genaue Beschreibungen, wie typische Probleme gelöst werden können. So müssen neue Mitarbeiter nicht für alles neue Lösungen entwickeln, sondern können die erfolgreichen Lösungswege der Kollegen nutzen.

Einarbeitungshandbuch

Wir stellen alle Informationen übersichtlich zusammen, die eine Person braucht, um erfolgreich zu sein.  Genau wie bei einer Bedienungsanleitung eines Fernsehers, soll eine Person in der Lage sein, wesentlichen Aufgaben  mit einem solchen Handbuch abzuarbeiten.  

Wie lange dauert das?

Diese 4 Stufen müssen Im Rahmen eines Übergabeprozesses durchlaufen werden:

  1. das Wissen des alten Stelleninhabers wird gewonnen
  2. Aufgaben werden im Sinne des Unternehmens priorisiert
  3. wichtiges Wissen wird visualisiert
  4. das stellenspezifische Wissen wird in die eigene Wissensstruktur des neuen Stelleninhabers integriert

Dabei setzen wir auf bewährte und anwendergerechte Methoden aus der Personalentwicklung, der Psychologie, der Visualisierung sowie der Pädagogik.

Wir sind 2 Tage vor Ort und arbeiten mit dem bisherigen Mitarbeiter. Danach erstellen wir die Visualisierungen. Dafür sind in der Regel keine Personen aus deinem Unternehmen erforderlich. Im Idealfall testet ihr die Materialen schon bevor der neue Mitarbeiter anfängt. Wenn die neue Person da ist, sind wir einen Tag vor Ort um sie mit den Materialen vertraut zu machen. Danach ist der Mitarbeiter weitestgehend eigenständig arbeitsfähig und wird sich nur noch mit Detailfragen an Kollegen wenden.

Wir führen eure Einarbeitungsprozesse und begleiten euch im laufenden Geschäftsbetrieb. Dadurch werden Kollegen und Führungskräfte während er Einarbeitungsphase zeitlich stark entlastet. 

Ein Mitarbeiterwechsel dauert mit unserer professionellen Unterstützung…

  • 1-2 Tage für die Wissensermittlung und Priorisierung
  • 1-3 Tage für die Visualisierung
  • 1 Tag für das Einarbeitungscoaching

Ein Rechenbeispiel

In einem konkreten Fall verdiente ein Ingenieur mit Masterabschluss, Projektverantwortung und 7 Jahren Berufserfahrung 60.000 Euro Brutto im Jahr. Dies entspricht 6.000 Euro Lohnkosten im Monat für das Unternehmen. Das halbe Jahr der Einarbeitung kostet somit 36.000 Euro, bevor der Mitarbeiter wirklich einsatzfähig ist.

Noch Fragen offen?

Dann ruf an! Wir beantworten sie dir gerne! 0221 - 1684 1669 

Alles drin worauf es wirklich ankommt. Maßgeschneidert.

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Folgende Angaben benötigen wir dazu:

  • Um was für eine Stelle handelt es sich?
  • Kann der alte Mitarbeiter für maximal 3 Tage freigestellt werden?
  • Wie arbeitet ihr bisher ein?
  • Welche Module benötigt ihr?
  • Ist dein Mitarbeiter bereit sein Wissen zur Verfügung zu stellen?

Was unsere Kunden sagen

Dienstleistungsgesellschaft der norddeutschen Wirtschaft:

Steffen Harms (Geschäftsführer): "

"Ich war ziemlich überrascht, nach nicht einmal 4 Wochen konnte unser neuer Mitarbeiter "alleine Laufen", sehr eigenständig arbeiten, ohne dass die Bereichskollegin oder ich inhaltlich unterstützen mussten. Das war eine deutliche Entlastung für das Unternehmen. Ein echter Mehrwert bei der heutigen Arbeitsdichte!"

Etienne Tschorn (neuer Mitarbeiter): "Mein Vorgänger war bereit mit mir zu telefonieren, wenn ich noch Fragen hätte. Die Materialien waren aber so gut, dass es gar nicht notwendig war. Ich habe mich sehr schnell in meinen neuen Aufgaben sicher gefühlt."

Diese Kunden waren auch zufrieden:

Einarbeitung Geschäftsführerassistenz
3D Druck Kompetenzcenter Wissenssicherung und Einarbeitung

FAQ's

Wie viel Aufwand bedeutet das für meine Mitarbeiter?

Wir brauchen deine Mitarbeiter um die wichtigen Informationen heraus zu finden. Dabei müssen sie sich nicht vorbereiten. Wir sprechen immer nur mit einem gleichzeitig. So können alle andern ihre Aufgaben erledigen.

Was ist wenn der betreffende Mitarbeiter nicht möchte?

Das ist grundsätzlich erstmal schlecht, denn wenn eine Person nicht bereit ist sein Wissen mit anderen zu teilen kann, man ihn mit praktisch keinem Mittel dazu zwingen. Die Freiwilligkeit ist eine zwingende Voraussetzung für den Notfallkoffer.

Ist das nicht zu teuer für eine Einarbeitung?

Gegenfrage: Was kostet dich eine schlechte Einarbeitung? Fangen wie mit den Lohnkosten an. Ein erfahrener Ingenieur verdient 60.000 Euro im Jahr. Inklusive der Arbeitgeberkosten sind das dann also 72.000 Euro für das Unternehmendem Jahr bzw. 6.000 Euro im Monat. Alleine die normalen 6 Monate Einarbeitung kosten so also schon mal 40.000 Euro. Wenn wir dir 4 Monate Einsparren können, sind das 24.000 Euro. Da ist noch nicht die verminderte Produktivität der Personen mit eingerechnet, die die Einarbeitung im Moment machen müssen. Also eine begleitete Einarbeitung rechnet sich!

Steckst du in dieser Situation? Es gibt alternative Strategien um dein Unternehmen doch abzusichern. Ruf uns an!

Unternehmensentwicklung in Köln mit Oberwasser Consulting

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